Import collectivités

Présentation

Le module Import collectivités injecte dans le CRM Dolibarr les communes et établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) d'un périmètre choisi par l'opérateur (région, département, ou France entière). Pour chaque collectivité, le module pousse :

• une fiche tiers enrichie (population, EPCI parent, géolocalisation, risques, compteurs de permis, indicateurs CatNat agrégés, compteurs de bâtiments détenus) ;
• les contacts élus disponibles (Maire pour les communes, Président et Vice-Présidents pour les EPCI) ;
• un projet par permis de construire dont la collectivité est maître d'ouvrage (référence PC-…) ;
• un projet par bâtiment détenu par la collectivité, issu de la BDNB (référence CBT-…) ;
• un projet unique par commune agrégeant la sinistralité CatNat connue (référence CN-<INSEE>).

Toutes ces données proviennent de sources publiques officielles (BANATIC, RNE, OFGL, Sit@del2, GASPAR/Géorisques, INSEE), centralisées dans la base locale Z1 d'Oraklic. Z1 n'est jamais transmise au CRM : seuls les champs documentés ci-dessous y sont écrits.

Public visé : administrateur Dolibarr du client, qui prépare le CRM avant l'usage du module (modules à activer, champs complémentaires à créer, droits API à ouvrir, cadre RGPD à valider avec le DPO).

Ce que le module fait

• Sélection d'un périmètre par l'opérateur (région, département, France entière, ou liste explicite de codes INSEE).
• Création ou mise à jour idempotente du tiers, identifié par son SIREN (idprof1 Dolibarr).
• Mise à jour des champs complémentaires du tiers : identité, démographie, géolocalisation, risques naturels, compteurs de permis, indicateurs CatNat agrégés.
• Création ou mise à jour des contacts élus de la collectivité (Maire pour les communes, Président + Vice-Présidents pour les EPCI), avec poste normalisé et date de début de mandat.
• Création d'un projet PC-<SIREN>-<numéro DAU> par permis de construire issu de Sit@del2 dont la collectivité est maître d'ouvrage (Oraklic ne pousse que les permis dont la collectivité est MO, jamais les permis qui se trouvent simplement sur son territoire).
• Création d'un projet CBT-<batiment_groupe_id> par bâtiment détenu par la collectivité (BDNB), avec caractéristiques détaillées (DPE, année, surface, matériaux, conso, risques, potentiels solaire et géothermique, valeur foncière estimée).
• Mise à jour des compteurs agrégés du bâti sur le tier (nombre total, surface totale, conso totale en MWh/an, ventilation tertiaire / résidentiel).
• Création d'un projet CN-<INSEE> unique par commune agrégeant la sinistralité CatNat connue (1 projet = N arrêtés, ré-agrégés à chaque MAJ).
• Idempotence garantie sur tous les niveaux : SIREN pour le tiers, couple (tier, lastname, firstname) pour les contacts, référence de projet pour les permis, les bâtiments et le projet CatNat.
• Journalisation sans donnée nominative (compteurs seulement).

Ce que le module ne fait pas

• Aucune suppression. Le module est exclusivement en mode « créer ou mettre à jour ». Les contacts ou projets déjà présents dans Dolibarr ne sont pas effacés si la source publique cesse de les mentionner ; seul leur contenu est rafraîchi tant qu'ils restent connus.
• Aucune fusion de tiers existants.
• Aucune écriture en dehors des champs documentés ci-dessous. En particulier, ni la note publique du tiers ni les pièces jointes ne sont touchées.
• Aucun lien d'opportunités, devis, commandes ou factures n'est créé.
• Aucune écriture d'événement agenda à l'import (le module agenda est réservé à l'Assistant d'appel, hors périmètre de cette doc).
• Aucune transmission de données vers un service tiers. Le module fonctionne intégralement entre la base locale Z1 et le CRM du client.

Prérequis Dolibarr

Données lues depuis le CRM

Aucun autre champ du CRM n'est lu. La note publique, les pièces jointes, les opportunités, devis, commandes, factures ne sont pas consultés.

Données écrites dans le CRM

1. Sur la fiche Tiers (Société)

1.1 Champs standard

Remarque : les communes n'ont pas de SIRET dans le CRM (uniquement le SIREN), conformément à la pratique Dolibarr standard. Le champ idprof2 n'est pas renseigné par le module pour les collectivités.

1.2 Champs complémentaires — Identité et nature

1.3 Champs complémentaires — Démographie et géographie

1.4 Champs complémentaires — Risques

1.5 Champs complémentaires — Permis de construire

1.6 Champs complémentaires — Bâti détenu (compteurs agrégés)

Mis à jour automatiquement après la création des projets bâtiments CBT-… (cf. section 5).

1.7 Champs complémentaires — Scores (réservés)

Quatre champs sont initialisés à 0 à l'import ; ils sont prévus pour être renseignés ultérieurement par d'autres modules ou par les opérateurs.

2. Sur la fiche Contact (élus)

Les contacts élus proviennent de deux sources :

• le RNE (Répertoire National des Élus) pour la majorité des fonctions exposées (Maire, Vice-Président, etc.) ;
• BANATIC en complément pour la fonction de Président d'EPCI lorsque le RNE ne renseigne pas explicitement la fonction.

Dans les deux cas, l'anti-doublon repose sur le triplet (tier, lastname, firstname).

2.1 Champs standard

2.2 Champs complémentaires

3. Sur les projets — Permis de construire (référence PC-<SIREN>-<num DAU>)

3.1 Champs standard

Exemple de description générée :

Maitre d'ouvrage : COMMUNE DE POITIERS
SIREN : 218601946
SIRET : 21860194600015
APE   : 84.11Z
Nature : 3
Destination : Service public
Service : Action sociale
Adresse terrain : 62 RUE LIONEL TERRAY, 86000, POITIERS
Google Maps : https://maps.google.com/?q=62%20RUE%20LIONEL%20TERRAY...
Date d'autorisation : 2023-04-01
Fin de garantie décennale : 2033-04-01

3.2 Champs complémentaires

4. Sur les projets — Bâtiments détenus (référence CBT-<batiment_groupe_id>)

Un projet est créé pour chaque bâtiment détenu par la collectivité, tel que recensé par la Base de Données Nationale des Bâtiments (BDNB). La référence utilise un préfixe spécifique CBT-… pour distinguer ces projets des bâtiments d'entreprises (BAT-…) ; les deux peuvent coexister sur un même bâtiment si une collectivité et une foncière sont copropriétaires.

4.1 Champs standard

4.2 Champs complémentaires — Localisation et identification

4.3 Champs complémentaires — Caractéristiques physiques

4.4 Champs complémentaires — Usage et nature

4.5 Champs complémentaires — Performance énergétique

4.6 Champs complémentaires — Risques et exposition

4.7 Champs complémentaires — Potentiel énergétique

4.8 Champs complémentaires — Valorisation et copropriété

5. Sur le projet — Sinistralité CatNat (référence CN-<INSEE>)

Un seul projet par commune, créé une fois et mis à jour à chaque ré-import. Le détail des arrêtés est consigné dans les champs complémentaires.

5.1 Champs standard

Exemple de description générée :

Commune : Poitiers (INSEE 86194)
Total arretes CatNat : 25  |  periode 1982 - 2022
Sur 5 ans : 1  |  sur 10 ans : 3
Perils : Scheresse | Mouvement de Terrain | Inondations et/ou Coules de Boue
Duree totale d'arretes : 1247 j  |  max 365 j  |  moy 49 j
Derniers arretes (date debut -> date fin - peril) : 2022-04-01 -> 2022-12-31 - Secheresse ; ...
Source : GASPAR / Georisques

5.2 Champs complémentaires — Synthèse

5.3 Champs complémentaires — Compteurs par péril

5.4 Champs complémentaires — Durées (optionnels)

Remarque sur les champs de type date côté Dolibarr : la version REST de Dolibarr ne renseigne pas correctement les extrafields de type Date par API (les autres types fonctionnent). En attendant que ce point soit traité côté Dolibarr, il est recommandé de créer les extrafields catnat_premier, catnat_dernier et catnat_datemaj en type Texte plutôt qu'en type Date — l'information demeure consultable via catnat_periode (texte) et catnat_detail (texte multilignes).

Endpoints appelés

Aucun autre endpoint n'est appelé par le module.

Limitations

• Pas de purge. Si la source publique cesse de mentionner un permis ou un arrêté CatNat, le projet correspondant reste dans Dolibarr. Le client décide manuellement de le clore ou de le supprimer.
• Pas de fusion. Si deux tiers existent dans Dolibarr avec le même SIREN (par exemple, créés à la main avant l'import), le module met à jour le premier trouvé et laisse le second tel quel.
• Maître d'ouvrage uniquement pour les permis. Un permis de construire est rattaché à la collectivité uniquement si elle en est le maître d'ouvrage. Les permis présents sur son territoire mais portés par une entreprise sont gérés par le module Import entreprises (en attente).
• Sinistralité agrégée pour les EPCI. Pour un EPCI, le projet CN-… n'est pas créé : la sinistralité est résumée dans les champs catnat et catnatperils du tiers (la donnée détaillée existe sur chaque commune membre).
• Volume de bâtiments variable. Certaines collectivités peuvent détenir un patrimoine bâti très important (plusieurs milliers de bâtiments pour les grandes métropoles). Le module ne plafonne pas le nombre de projets CBT-… créés, mais l'interface d'aperçu alerte au-delà de 500 projets par collectivité pour que l'opérateur confirme l'envoi manuellement.
• Bâtiments en co-détention. Les bâtiments peuvent apparaître à la fois dans Oraklic comme projets CBT-… (vue collectivité) et BAT-… (vue entreprise lorsqu'une foncière privée est copropriétaire). Les deux préfixes coexistent sans conflit côté Dolibarr.
• Pas de notification. Aucun e-mail, aucune tâche planifiée n'est créée à l'import.
• Volume. Un import « France entière » porte sur ~35 000 communes et ~1 300 EPCI. Le débit est calé sur le quota REST de l'utilisateur API Dolibarr ; il est recommandé d'importer par région ou département lors du premier paramétrage.

Conformité RGPD

Oraklic agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD pour le compte du client, responsable de traitement, qui détient et opère le CRM Dolibarr.

Nature des données traitées

Le module manipule deux catégories de données distinctes du point de vue RGPD.

Données relatives à des personnes morales publiques — communes et EPCI : nom officiel, SIREN/SIRET, adresse du siège, coordonnées du standard, population, indicateurs de risques, statistiques de permis. Ces données ne sont pas des données à caractère personnel au sens du RGPD ; elles relèvent du régime de l'open data public et de la directive PSI.

Données à caractère personnel — contacts d'élus :

Le RNE est un fichier public diffusé par le ministère de l'Intérieur. Les données d'élus y sont publiées au titre de leur mandat public et leur diffusion est encadrée par les textes relatifs à la transparence de la vie publique. Le module ne traite aucune donnée privée des élus (adresse personnelle, téléphone personnel, etc.).

Finalité

Constitution d'un référentiel des collectivités territoriales et de leurs élus dans le CRM du client, en vue d'opérations de prospection et de relation B2G (Business-to-Government).

Sous-traitants ultérieurs

Aucun. Le module fonctionne intégralement entre la base locale Z1 et le CRM du client.

Flux de données

Sources publiques  ──► Z1 (base locale)  ──► API REST Dolibarr (HTTPS)  ──► CRM client
(BANATIC, RNE,
 OFGL, Sit@del2,
 GASPAR, INSEE)

Z1 ne quitte jamais le poste de l'opérateur. Seuls les champs documentés dans la section « Données écrites » sont transmis au CRM.

Conservation des données côté Oraklic

Aucune donnée nominative n'est conservée par Oraklic dans des journaux. Le CRM client reste l'unique référentiel durable des données rattachées aux opérations commerciales.

Logs

Les journaux applicatifs ne contiennent ni nom, ni prénom, ni adresse, ni e-mail, ni téléphone. Sont consignés :

• compteurs (nombre de tiers, contacts, projets créés ou mis à jour, en erreur) ;
• identifiants techniques (SIREN, code INSEE, identifiant numérique du tiers Dolibarr) ;
• classe d'erreur en cas d'échec API (TimeoutError, HTTPError, etc.) sans payload.

Exercice des droits des personnes concernées (élus)

Les données d'élus poussées dans le CRM proviennent du RNE public. Les droits d'accès, rectification et opposition relatifs à la publication des données RNE s'exercent auprès du ministère de l'Intérieur (responsable de traitement de la source).

À l'intérieur du CRM client, les droits s'exercent dans les conditions définies par le client (responsable de traitement du CRM). Oraklic n'est pas en mesure de répondre directement à une demande d'exercice de droit puisque le module ne conserve aucune donnée nominative au-delà de l'import.

Base légale (à confirmer avec le DPO du client)

• Mission d'intérêt public et transparence de la vie publique pour les données d'élus issues du RNE (art. 6.1.e RGPD et textes relatifs à la transparence de la vie publique).
• Intérêt légitime du client pour la constitution d'un référentiel B2G interne (art. 6.1.f RGPD).

Le client (responsable de traitement) reste seul habilité à arrêter et documenter sa base légale dans son registre des traitements.